作为一个会计个体存在的分支机构,往往要设置一整套账簿,用来记录从公司总部收到的营运资金和商品存货,以及对外发生的购货、销货、应付账款、应收账款、费用等等,并定期编制会计报表,向公司总部报告。会计科目的名称与编号、会计报表的内容与格式,以及内部控制制度和会计方针,一般由公司总部事先规定。
分支机构应予入账的会计事项,应是分支机构经理能够控制因而可以负责的各种资产、负债、收入和费用,诸如应收账款和销售费用等等。至于分支机构经理不能控制的各种资产、负债、收入和费用,诸如固定资产和折旧费用等,往往集中在公司总部进行核算和管理。
设立分支机构时,在公司总部和分支机构账上都应加以记录。在分支机构账上应专门设置一个“公司总部往来”账户,凡收到总部拨来的现金、商品存货或其他资产时,均贷记该账户,凡向总部拨回现金、商品存货或其他资产时,则借记该账户,每届结账时,分支机构所获得的净收益或净损失都转入该账户的贷方或借方。在公司总部账上则要设置一个对应账户“分支机构往来”,该账户的借方记载所有拨付给分支机构的现金、商品存货或其他资产,贷方记载由分支机构拨回的现金、商品存货和其他资产,每届结账时,公司总部根据分支机构报来的财务报表,将其净收益或净损失记入该账户的借方或贷方。如果一个企业有许多分支机构,公司总部可以设置一个控制账户,在控制账户下再按分支机构设置明细账户。
在大部分情况下,分支机构的商品存货往往由公司总部集中购买,再发交给分支机构。有些情况下,公司总部也授权分支机构向外购买部分商品存货。当分支机构向外购买部分商品存货时,其账务处理程序同一般的商品购销业务会计处理一样。当公司总部购买商品存货,再发交分支机构出售时,发交给分支机构的商品存货可以按成本计价,也可以按高于成本即成本加成或零售价计价。
计价方法的不同,既会影响发交分支机构商品存货记账的金额,同时也会影响汇编财务报表的编制程序。公司总部与分支机构对商品存货的核算既可采用定期盘存制,也可采用永续盘存制。如果采用定期盘存制,在公司总部账上应设置“发交分支机构存货”账户,该账户是“购货”账户的备抵账户,在分支机构账上应设置“公司总部发来存货”账户,该账户实质上是分支机构的“公司总部购货”账户。由于这两个账户具有相对性,故在编制汇编财务报表时应加以抵销。如采用永续盘存制,对于公司总部与分支机构间转移商品存货的交易,可直接记录有关存货账户,不需再设上述对应账户。
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